RECORDING PROCESS - Rekening

Pencatatan Transaksi

Rekening (account)

Dasar pencatatan dalam akuntansi adalah rekening (account). Di dalamnya tercatat secara terperinci perubahan-perubahan tentang harta, kewajiban ataupun modal pemilik selama kurun waktu tertentu. Setiap rekening dibuatkan buku tunggal untuk mencatat perubahan tersebut yang disebut Buku Besar (ledger) yang dikelompokkan dalam 3 (tiga) grup kategori seperti yang ditunjukkan dalam Persamaan Akuntansi.

AKTIVA = KEWAJIBAN + MODAL PEMILIK

Aktiva (assets)

Sumber ekonomi perusahaan yang diharapkan akan menghasilkan keuntungan pada masa mendatang.

Kas (cash). Rekening Kas menunjukkan aktivitas transaksi bisnis dalam bentuk uang tunai, setara kas, kas di tangan maupun kas di bank.

Piutang Wesel (notes receivable). Tagihan kepada pihak lain atas transaksi bisnis yang disertai dengan kesanggupan dan janji tertulis tentang jangka waktu jatuh tempo pembayaran dan klausul lain bilamana pembayaran tidak dilunasi pada saat jatuh tempo.

Piutang Usaha (accounts receivable). Tagihan kepada pihak lain atas transaksi bisnis yang tidak disertai dengan kesanggupan dan janji tertulis tentang jangka waktu jatuh tempo pembayaran.

Biaya Dibayar Dimuka (prepaid expense). Biaya dibayar dimuka merupakan harta (assets) perusahaan karena bilamana transaksi batal, maka perusahaan berhak untuk meminta kembali pembayaran yang telah dilakukan. Perlengkapan Kantor (office supplies) termasuk juga kelompok rekening ini.

Tanah (land). Rekening tanah digunakan untuk mencatat kepemilikan tanah dan digunakan untuk kepentingan perusahaan sendiri dalam menunjang operasional usaha.

Bangunan (building). Yang tergolong harga perolehan bangunan termasuk : kantor, gudang, garasi dan bangunan lain yang melekat dalam bangunan tersebut.

Peralatan, Furnitur dan Alat Kerja (equipment, furniture & fixture). Beberapa usaha bisnis memisahkan kembali untuk Peralatan (equipment) ke dalam : Peralatan Kantor (office equipment) dan Peralatan Toko (store equipment).

Rekening aktiva lain dikategorikan sesuai dengan kebutuhan perusahaan masing-masing.

Kewajiban (liabilities)

Kewajiban sering pula disebut hutang. Setiap perusahaan pada umumnya menyiapkan rekening kewajiban untuk mengantisipasi transaksi yang tidak mungkin dilakukan secara tunai.

Hutang Wesel (notes payable). Hutang wesel merupakan rekening lawan dari Piutang Wesel. Jadi Hutang Wesel merupakan kewajiban yang disertai dengan kesanggupan dan janji tertulis untuk melakukan pembayaran pada saat jatuh tempo.

Hutang Usaha (accounts payable). Kewajiban yang tidak disertai dengan kesanggupan dan janji tertulis untuk melakukan pembayaran pada saat jatuh tempo.

Rekening kewajiban lain dibuat dan dikategorikan sesuai dengan kebutuhan perusahaan.

Modal Pemilik (owner’s equity)

Klaim pemilik terhadap kekayaan perusahaan disebut modal pemilik (owner’s equity). Dalam perusahaan perseorangan atau persekutuan seringkali modal pemilik dipisah menjadi : modal (capital) dan prive (withdrawals)

Modal (capital). Rekening ini merupakan klaim pemilik terhadap harta perusahaan. Setelah seluruh harta perusahaan dikurangi dengan seluruh kewajiban perusahaan, maka sisanya merupakan hak pemilik.

Prive (withdrawals). Ketika pemilik menggunakan uang atau harta perusahaan untuk keperluan pribadinya, maka akan mengurangi Modal Pemilik (owner’s equity) dan untuk itu dicatat terpisah ke dalam rekening prive (withdrawals).

Pendapatan-pendapatan (revenues). Peningkatan modal pemilik atas penjualan barang dan jasa ke pelanggan atau klien disebut pendapatan (revenue). Kebutuhan rekening pendapatan (revenue) disesuaikan dengan perusahaan masing-masing.

Biaya-biaya (expenses)

Pengeluaran operasi dalam transaksi bisnis disebut biaya (expense). Biaya merupakan lawan pendapatan dan mengurangi modal pemilik (owner’s equity).

Pembukuan Berpasangan

Dasar dari akuntansi adalah pembukuan berpasangan, artinya pencatatan transaksi dilakukan secara ganda (minimal 2 kali) ke dalam rekening masing-masing.

Sebagai contoh : Azienda menginvestasikan dana tunainya sebesar Rp.50.000.000,- ke dalam usahanya. Dalam praktik akuntansi, transaksi tersebut berakibat peningkatan kepada kedua Rekening Kas (cash account) dan Rekening Modal (capital account). Jika hanya dicatat pada Rekening Kas (cash account) saja, tanpa melakukan pencatatan pada Rekening Modal (capital account), maka pencatatan dianggap tidak lengkap / sempurna.

Rekening T

Pencatatan transaksi dilakukan dalam bentuk rekening T. Disebut rekening T karena bentuknya menyerupai huruf besar T. Rekening tersebut dibagi 2 bagian : sisi kiri dan sisi kanan. Dan bagian garis horisontal diperuntukkan untuk menuliskan nama rekening.

	Kas
	Sisi Kiri	Sisi Kanan
	Debet	Kredit

.

Peningkatan dan Penurunan dalam Rekening

Illustrasi :

Azienda menginvestasikan dana tunainya sebesar Rp.50.000.000,- ke dalam usahanya. Dalam praktik akuntansi, transaksi tersebut berakibat peningkatan kepada kedua Rekening Kas (cash account) dan Rekening Modal (capital account)

	Aktiva		=	Kewajiban		+	Modal Pemilik
	Kas						Modal Azienda
	Debet u/ Peningkatan,							Kredit u/ Peningkatan,
	50.000.000							50.000.000

Persamaan Akuntansi dan Aturan Debet dan Kredit

	Aktiva		=	Kewajiban		+	Modal Pemilik
	Debet u/ Peningkatan,	Kredit u/ Penurunan		Debet u/ Penurunan	Kredit u/ Peningkatan,		Debet u/ Penurunan	Kredit u/ Peningkatan,

Tahapan dalam Proses Pencatatan

Walaupun kemungkinan untuk memasukkan informasi transaksi langsung ke dalam rekening, sedikit bisnis juga dilakukan. Dalam praktik setiap bisnis, tahap dasar dalam proses pencatatan adalah :

1.     Analisa tiap transaksi  yang berpengaruh pada rekening

2.     Masukkan informasi transaksi dalam jurnal

3.     Pindahbukukan informasi jurnal ke rekening terkait dalam buku besar (rekening buku)

Bagian realisasi kejadian dimulai dengan transaksi. Kepastian transaksi dalam bentuk dokumen bisnis (business document), seperti bukti penjualan, cek, tagihan atau pita register kas. Kepastian ini dianalisa untuk dijelaskan pengaruh transaksi pada rekening tertentu. Transaksi kemudian dimasukkan dalam jurnal. Terakhir, ayat jurnal dipindahkan ke rekening yang dirancang dalam buku besar. Bagian kejadian dalam proses pencatatan dapat digambarkan dalam diagram sebagai berikut :

	Proses Pencatatan
	Analisa tiap transaksi		Masukkan transaksi dalam jurnal		Informasi jurnal dipindahkan ke rekening buku besar

Tahap dasar dalam proses pencatatan terjadi pengulangan dalam tiap usaha bisnis. Analisa transaksi memiliki illustrasi, dan contoh berikutnya langkah ini akan diberikan dalam chapter ini dan berikutnya. Langkah lain dalam proses pencatatan dijelaskan dalam bagian berikutnya.