RECORDING PROCESS (Contd.) - Jurnal

Jurnal

Transaksi awalnya dicatat secara kronologis dalam jurnal (journal) sebelum dipindahkan ke rekening. Untuk tiap jurnal transaksi menunjukkan pengaruh debet dan kredit pada rekening tertentu. Perusahaan mungkin menggunakan berbagai macam jurnal, tetapi setiap perusahaan memiliki bentuk jurnal dasar, sebuah jurnal umum (general journal). Jenisnya, jurnal umum memiliki ruang untuk tanggal, nama rekening dan penjelasan, referensi, dan dua kolom uang. Dimana terminologi jurnal yang digunakan dalam buku teks ini tanpa modifikasi, diartikan jurnal umum.

Penjurnalan

Data transaksi yang dimasukkan dalam jurnal diketahui sebagai penjurnalan (journalizing). Ayat jurnal dibuat untuk tiap transaksi. Ayat jurnal yang lengkap berisi : (1) tanggal transaksi, (2) rekening dan jumlah debet dan kredit, dan (3) penjelasan singkat transaksi.

Tahapan yang dilakukan dalam proses pencatatan adalah :

1.     Identifikasi transaksi dari sumber dokumen, seperti : bukti setoran bank, bukti penerimaan penjualan barang / jasa dan cek / bilyet giro

2.     Klasifikasi transaksi berdasarkan jenis rekening (aktiva, kewajiban atau modal)

3.     Amati dan perhatikan apakah transaksi tersebut berakibat terhadap peningkatan / penurunan suatu rekening

4.     Pergunakan aturan pendebetan atau pengkreditan terhadap rekening yang bersangkutan

5.     Pencatatan dalam jurnal termasuk keterangan singkat. Pencatatan pertama dilakukan pada sisi debet dan berikutnya pada sisi kredit.

Contoh :

Pada tanggal 2 April, Azienda Handaru Nugroho, Akuntan menginvestasikan dananya dengan cek senilai Rp.50.000.000,- untuk memulai usahanya.

Tahap 1 :       Sumber dokumen berupa cek a/n. Azienda dan slip setoran bank

Tahap 2 :       Rekening yang terkait dengan transaksi tersebut : Kas (Cash) dan Modal Azienda (Azienda, Capital). Kas (Cash) adalah golongan rekening Aktiva (Assets) dan Modal Azienda (Azienda, Capital) adalah golongan rekening Modal Pemilik (Owner’s Equity)

Tahap 3 :       Kedua rekening mengalami peningkatan sebesar Rp.50.000.000,-, dimana Kas (Cash) bertambah dan dicatat pada sisi debet, Modal Azienda (Azienda, Capital) bertambah dan dicatat pada sisi kredit

Tahap 4 :       Kas (Cash) dicatat Debet dan Modal Azienda (Azienda, Capital) dicatat Kredit

Tahap 5 :       Dicatat dalam jurnal :

	JURNAL UMUM						J1
	Tanggal		Nama Rekening dan Penjelasan		Ref.	Debet	Kredit
	20x1
	April	2	Kas			50.000.000
				Modal Azienda			50.000.000
			(Investasi awal oleh Pemilik)

Bentuk standar dan isi jurnal adalah sebagai berikut :

1.     Tanggal transaksi dimasukkan dalam kolom tanggal. Tanggal dicatat termasuk tahun, bulan dan hari transaksi.

2.     Debet nama rekening (bahwa adalah rekening untuk didebet) dimasukkan pertama pada batas kiri kolom dengan judul Nama Rekening dan Penjelasan.  Kredit nama rekening (bahwa adalah rekening untuk dikredit) kemudian dimasukkan pada baris berikutnya, agak menjorok ke dalam di bawah baris di atas. Hal tersebut untuk membedakan jumlah debet dan kredit.

3.     Jumlah untuk debet dicatat dalam kolom Debet (kiri) dan jumlahnya untuk kredit dicatat dalam kolom Kredit (kanan).

4.     Diberikan penjelasan singkat transaksi.

5.     Ruang sebelah kiri antara ayat jurnal. Ruang kosong untuk memisahkan ayat jurnal dan dibuat untuk memudahkan membaca.

6.     Kolom Referensi (sering disingkat Ref) kosong pada saat jurnal dibuat, dan digunakan nanti ketika ayat jurnal dipindahkan ke rekening buku besar. Pada saatnya, nomor rekening buku besar ditempatkan dalam kolom Referensi untuk indikasi dimana jumlah dalam ayat jurnal telah dipindahkan.

Buku Besar

Kelompok rekening yang digunakan oleh perusahaan merujuk ke kolektifitas sebagai buku besar (ledger). Buku besar merupakan  satu tempat seluruh informasi tentang perubahan dalam saldo rekening tertentu.

Perusahaan mungkin menggunakan berbagai macam buku besar, tetapi setiap perusahaan memiliki buku besar umum (general ledger) yang berisi seluruh rekening aktiva, kewajiban dan modal pemilik, sperti ditunjukkan dalam illustrasi di bawah. Perusahaan dapat menggunakan binder atau file kartu untuk buku besar dengan tiap rekening dijaga dalam lembar atau kartu terpisah.

Informasi dalam buku besar dihasilkan manajemen dengan saldo dalam berbagai rekening. Sebagai contoh, rekening Kas disediakan manajemen untuk menjelaskan jumlah kas bahwa siap untuk ditandingkan dengan hutang lancar. Jumlah pembayaran yang telah jatuh tempo dari pelanggan dan jumlah kepemilikan kreditur dapat dijelaskan oleh pengujian rekening Piutang Usaha dan Hutang Usaha.

Bentuk Standar Rekening

Bentuk singkat rekening T merupakan rekening yang digunakan dalam buku teks akuntansi seringkali sangat berguna untuk tujuan illustrasi dan analisa. Dimana dalam praktik, bentuk rekening digunakan dalam buku besar lebih banyak terstruktur. Bentuk yang digunakan dalam sistem manual seperti ditunjukkan dalam illustrasi berikut dengan asumsi data dari rekening kas.

	KAS						No. 10
	Tanggal		Penjelasan	Ref.	Debet	Kredit	Saldo
	20x1
	Juni	1			25.000.000		25.000.000
		2				8.000.000	17.000.000
		3			4.200.000		21.200.000
		9			7.500.000		28.700.000
		17				11.700.000	17.000.000
		20				250.000	16.750.000
		30				7.300.000	9.450.000

Bentuk ini memiliki tiga kolom uang – debet, kredit dan saldo. Saldo dalam rekening adalah penjelasan tiap transaksi. Selanjutnya, bentuk ini seringkali disebut bentuk rekening tiga kolom (three-column form of account). Catatan bahwa ruang penjelasan dan referensi digunakan untuk menghasilkan informasi khusus tentang transaksi.

Pemindahbukuan

Prosedur transfer ayat jurnal ke buku besar disebut pemindahbukuan (posting). Fase ini merupakan akumulasi proses pencatatan akibat transaksi jurnal dalam rekening individual. Posting diartikan pemindahbukuan jumlah dari jurnal ke buku besar.

Posting berisi langkah-langkah sebagai berikut :

1.     Dalam buku besar, masukkan dalam kolom tanggal, halaman jurnal dan jumlah debet seperti yang ditunjukkan dalam jurnal

2.     Dalam kolom referensi jurnal, tuliskan nomor rekening dimana jumlah debet telah diposting

3.     Dalam buku besar, masukkan dalam kolom tanggal, halaman jurnal dan jumlah kredit seperti yang ditunjukkan dalam jurnal

4.     Dalam kolom referensi jurnal, tuliskan nomor rekening dimana jumlah kredit telah diposting

Posting dilakukan secara kronologis. Seluruh debet dan kredit dalam satu ayat jurnal diposting sebelum melakukan ayat jurnal berikutnya. Prosedur jurnal digambarkan dalam chapter ini, posting dibuat berdasarkan waktu untuk meyakinkan bahwa buku besar adalah selalu tanggal yang diperbaharui.

JURNAL UMUM

J1

Tgl

Nama Rekening dan Penjelasan

Ref.

Debet

Kredit

20x1

Apr

2

Kas

10

50.000.000

Modal Azienda

25

50.000.000

(Investasi awal oleh pemilik)

1

4

2

BUKU BESAR UMUM

Kas

No. 10

Tgl

Penjelasan

Ref.

Debet

Kredit

Saldo

20x1

Apr

2

J1

50.000.000

50.000.000

3

Modal Azienda

No. 25

Tgl

Penjelasan

Ref.

Debet

Kredit

Saldo

20x1

Apr

2

J1

50.000.000

50.000.000

Kunci :

1. Pindahkan ke rekening debet - tanggal, halaman jurnal dan jumlah

2. Masukkan ke rekening debet nomor dalam kolom referensi dalam jurnal

3. Pindahkan ke rekening kredit - tanggal, halaman jurnal dan jumlah

4. Masukkan ke rekening kredit nomor dalam kolom referensi dalam jurnal

Kolom referensi dalam jurnal melayani berbagai tujuan. Nomor-nomor dalam kolom ini mengindikasikan bahwa ayat jurnal telah diposting. Setelah ayat jurnal terakhir diposting. Kolom referensi jurnal dapat untuk melihat bahwa posting telah dilakukan.

Kolom referensi pada rekening buku besar mengindikasikan halaman jurnal dari transaksi yang mana telah diposting. Kolom penjelasan dalam rekening buku besar digunakan seperlunya bilamana penjelasan memang diperlukan dalam jurnal. Umumnya digunakan ketika analisa rinci tentang aktivitas rekening diperlukan.